Конференц-зв'язок: Поради щодо підготовки, витрат, модерації

Зміст

• Що таке конференц-дзвінок?
• Як працює конференц-дзвінок?
• Провайдер конференц-дзвінків
• Різні моделі ціноутворення для конференц-дзвінків
• Скільки насправді коштує конференц-дзвінок?
• Що потрібно для конференц-дзвінка?
• Типові проблеми з конференц-дзвінками
• Як можна уникнути помилок у телекомунікаційній мережі?
• Завдання та функції модератора
• Як працює конференц-дзвінок із мобільним телефоном?

Конференц-дзвінок - ідеальний інструмент для легкого, швидкого та недорогого обговорення професійних питань з більш ніж двома людьми - будь то проекти чи презентації. Для цього не потрібно занадто великих технічних зусиль. Для сучасного "Telco" достатньо простого телефону або стільникового телефону. Однак є кілька важливих правил для конференц-дзвінків, на які слід звернути увагу заздалегідь. Наші контрольні списки показують, які ...

Що таке конференц-дзвінок?

Телефонні конференції або так звані конференц-дзвінки - це зустрічі, на яких ви можете лише чути, але не бачити один одного. Термін телефонна конференція - також відомий під абревіатурою Telko або TK - зазвичай використовується для телефонних дзвінків із більш ніж двома учасниками. З трьох-чотирьох учасників один говорить про тристоронню конференцію або чотиристоронню конференцію. Все, що виходить за рамки цього з точки зору учасників, - це лише телекомунікаційна компанія. Крім того, на телефонних конференціях розрізняють тип зв'язку:

• Процедура набору номера
  Учасники набирають доступ до конференції самостійно - оснащені відповідними даними доступу - і повинні пройти автентифікацію за допомогою PIN-коду.
• Процедура набору номера
  Учасників дзвонить оператор оператора зв'язку або організатор, і конференція "завантажується". Хоча процес є більш зручним, він також дорожчий для організатора, оскільки він також несе всю плату за підключення.

Як працює конференц-дзвінок?

Конференц-дзвінок можна швидко налаштувати та здійснити. Тим часом у Інтернеті є численні - в деяких випадках безкоштовні - оператори телекомунікаційних послуг (про це далі в наступному розділі). Великі передумови не повинні бути виконані.

Сучасна телефонна система не потрібна. Простий телефон або мобільний телефон - це все, що потрібно для телеради. Отже, якщо ви хочете розпочати конференц-дзвінок із трьома або більше учасниками, вам потрібні лише три простих кроки:

• Зареєструйте конференц-дзвінок
  Щоб розпочати конференц-дзвінок, потрібно зареєструвати конференц-дзвінок у вибраного провайдера. Зазвичай ця реєстрація потрібна лише один раз, і, як правило, це вже можливо на веб-сайті провайдера телекомунікацій. Для цього вам зазвичай потрібні лише ім’я та адреса електронної пошти (безкоштовні провайдери можуть використовувати їх комерційно) - або адреса виставлення рахунку (для платних провайдерів телекомунікацій).
• Обмінюватися даними доступу
  Зазвичай вам призначають так звану кімнату для конференц-дзвінків. Пізніше всі учасники можуть набрати номер у цій віртуальній кімнаті. Для цього кімната конференц-зв'язку має двокомпонентний ключ доступу до даних - номер телефону (номер набору) та PIN-код конференції (код набору, PIN-код набору або PIN-код конференції). За допомогою даних кожен може набрати номер з будь-якого місця за допомогою свого телефону, iPhone або іншого смартфона.
• Розпочніть конференц-дзвінок
  Якщо всі учасники мають номер та PIN-код, ви можете розпочати. Домовтесь про час, наберіть номер і розпочніть конференц-дзвінок. Зазвичай для входу в кімнату потрібно щонайменше двох учасників. Деякі провайдери телекомунікацій мають так званого керівника конференції - здебільшого з міркувань безпеки. У нього є свій власний PIN-код керівника конференції, і тоді він також надає можливість конференц-дзвінка для всіх. До цього часу решта учасників часто чують лише музику на утриманні.

Провайдер конференц-дзвінків

Дзвінок з вашого домашнього або офісного телефону зв’язує вас лише з однією іншою людиною. Тому для конференц-дзвінка з більш ніж двома учасниками ви повинні використовувати певного постачальника або програмне забезпечення.

Який з них вибрати, залежить, з одного боку, від ваших очікувань або вимог постачальника - з іншого боку, звичайно, від ціни пропозиції. Ми представляємо вам різних постачальників послуг, з якими ви можете провести конференц-дзвінок:

• Німецька селекторна нарада
  Постачальник deutsche-telefonkonferenz.de рекламує "100% безкоштовний конференц-дзвінок". Отже, вам не доведеться платити додаткові збори, вам доведеться платити лише за стаціонарний дзвінок. Після реєстрації ви отримаєте дані доступу електронною поштою і зможете розпочати роботу одразу. Кількість учасників та тривалість конференції необмежені.
• SmartConference
  Ви використовуєте багато конференц-дзвінків, для регулярних зустрічей, для зустрічей із клієнтами або для роботи в команді? Тоді ви можете взяти щомісячну передплату за 9,90 у постачальника SmartConference. До 5 учасників можуть приєднатися до Telko за цією фіксованою ціною. Для більших груп існують дорожчі тарифи до 25 учасників.
• WhatsApp
  Можливі не лише короткі повідомлення, але й телефонні конференції через Whatsapp. У програмі ви можете легко створити груповий дзвінок і додати до семи своїх контактів. Легко, швидко і безкоштовно. Ідеально підходить для приватних користувачів, але для деяких компаній цей варіант недостатньо професійний. Крім того, ви, звичайно, повинні бути підключені до всіх учасників через Whatsapp.
• Skype
  Служба Microsoft Skype також пропонує функцію групових дзвінків. Для цього вам потрібно додати бажаних учасників до групи за допомогою ваших контактів або пошуку. Щойно це буде створено, ви зможете розпочати груповий дзвінок. Якщо всі учасники використовують програмне забезпечення Skype, цей тип конференц-дзвінка є безкоштовним.
• Бізнес-конференція Telekom
  Deutsche Telekom пропонує власну послугу телефонної конференції, яка забезпечує як просту телефонну розмову, так і веб-конференції. На додаток до бесіди, документами можна також ділитися або демонструвати презентації. При оплаті відповідно до використання, витрати складають близько 10 центів на хвилину на одного учасника. Конференц-дзвінок тривалістю 30 хвилин з 5 учасниками коштував би близько 15 євро. Але існують також моделі фіксованої ставки для різної кількості учасників.
• Мібл
  Meeble рекламує кілька пунктів: безкоштовно, без реєстрації, без реклами та без спаму. Все, що вам потрібно зробити, це ввести адресу електронної пошти та відображений код - кімната для конференц-зв'язку налаштована і може використовуватися. Ви отримаєте безкоштовні телефонні номери з Німеччини, Австрії та Швейцарії. Якщо ви хочете підтримати послугу, ви можете добровільно вибрати платний номер.

Інші (частково платні) провайдери в алфавітному порядку без оцінки: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, Telefoneferenz.de, Telefoneferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefoneferenz.de, Telefone Conference, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Konferenz.de, Telefone Conferenz.de, VoiceMeeting, Woopla.

Різні моделі ціноутворення для конференц-дзвінків

Незважаючи на великий вибір різних постачальників, моделі ціноутворення можна розділити лише на дві категорії. Вибираючи відповідне рішення, ви можете вибирати між цими (та пов'язаним постачальником):

• Виставлення рахунків на основі використання
  Оплата здійснюється тут за хвилину та за кожного учасника. Постачальники точно визначають, скільки учасників було набрано під час селекторної наради та протягом якого періоду часу. Помножене на вказаний тариф, це призводить до суми рахунку-фактури.
• Фіксована ставка з передплатою
  Фіксована ціна, яку ви витрачаєте на конференц-дзвінки так часто і скільки завгодно довго. Сума вартості підписки базується на кількості учасників. Близько 10 євро на місяць для дзвінків із 7 користувачами.

Найкраще з’ясувати, який варіант для вас вартий. Часті телефонні конференції з великою тривалістю та багатьма учасниками в першому варіанті значно дорожчі. З іншого боку, якщо ви лише рідко запрошуєте вас до телекомунікацій невеликими групами, можливо, ви платите занадто багато за єдиною ставкою.

Скільки насправді коштує конференц-дзвінок?

Багато постачальників рекламують, що їхні конференц-дзвінки безкоштовні - при детальному огляді це часто не зовсім вірно: або існують обмеження щодо кількості учасників, або перший крок - реєстрація - безкоштовний. Навіть якщо контрактних зобов’язань або щомісячних витрат немає, як правило, за час розмови під час конференц-зв'язку плата за хвилину низька.

Які витрати виникають, також залежить від того, звідки абоненти набирають шлях до мережі. Як правило, кожен учасник оплачує витрати на підключення до німецької стаціонарної мережі. Вони залежать від відповідного телефонного провайдера: якщо у вас є фіксована ставка в німецькій стаціонарній мережі, вам не доведеться платити ніяких окремих зборів;

Однак учасники з-за кордону, які не мають особливих умов для німецької стаціонарної мережі, також можливі. Залежно від постачальника послуг, існує також можливість керівника конференції взяти на себе плату за телефонну конференцію для всіх. У таких випадках потім оформляється відповідна передплата.

Що потрібно для конференц-дзвінка?

Перш ніж вибрати правильного постачальника послуг конференц-зв'язку, вам слід зробити кілька офіційних думок щодо самої конференції. Ці критерії впливають на вибір постачальника послуг і, отже, на вартість телефонної конференції:

• Кількість учасників: Скільки учасників бере участь у телекомунікаційній мережі?
• Походження: Чи телефонують телефони з-за кордону?
• Витрати: Хто сплачує будь-яку плату за конференцію?
• Додаткові функції: Вам потрібні такі послуги, як веб-контроль (для паралельних презентацій) або функція запису?

Як правило, стандартизованих конференц-дзвінків та провайдерів достатньо для десяти учасників. Тим не менш, вам слід звернути особливу увагу на міжнародність абонентів та обмеження кількості учасників, інакше це може швидко стати дорогим.

Типові проблеми з конференц-дзвінками

Незважаючи на просту технологію, з конференц-дзвінком все може піти не так. До загальних проблем належать:

• Труднощі набору номера
  У конференц-дзвінках часто є принаймні одна особа, яка не набирає номер - або через те, що дані доступу неправильні (або були записані неправильно), або через те, що програмне забезпечення, що використовується (наприклад, у Skype), застаріло.
• з'єднання
  Ніхто з цим нічого не може зробити, але це дратує, коли учасники неодноразово вилітають із конференц-дзвінка і змушені знову телефонувати через поганий (радіо) зв’язок, наприклад.
• Фоновий шум
  Якщо учасники слухають музику у фоновому режимі, вікно відчинене або учасники просто забули натиснути кнопку вимкнення звуку під час розмови з іншою людиною в офісі, це надзвичайно дратує.
• Мовна дисципліна
  Оскільки ніхто не бачить одне одного, не існує невербальної комунікації, яка сигналізує, наприклад, про те, хто матиме слово наступним. Ефект: Важко узгодити, хто коли говорить. Або всі відповідають на питання одночасно, або жодне.

Як можна уникнути помилок у телекомунікаційній мережі?

Нижче ми також надаємо вам документ PDF, який ви можете завантажити безкоштовно, який містить багато порад щодо підготовки та проведення телефонних конференцій. Це дозволить уникнути прикрих випадків і сприятиме успіху конференц-зв'язку.

Завантажте, щоб уникнути помилок

Завдання та функції модератора

Як модератор, ви повинні зіграти особливу роль під час конференц-дзвінка. Вони наводять порядок у розмові. Ви відповідаєте за наступні завдання:

• відкриття
  Ви вітаєте всіх присутніх. Вони пояснюють, чому відбувається телекомунікаційна компанія та про що вона буде йти в подальшому курсі.
• представлення учасників
  Якщо це не звичайна селекторна нарада або якщо є нові учасники, вам слід познайомити всіх один з одним, щоб створити приємну атмосферу для обговорення.
• координація
  Ваше головне завдання - координувати окремі виступи та керувати дискусією. Найпростіше зробити - надати (і вилучити) слово учасникам.
• час
  Слідкуйте за годинником, щоб час конференц-дзвінка не був перевищений. Переконайтеся, що порядок денний також пророблений.
• Резюме
  Модератор закриває конференц-дзвінок. Наприкінці слід підсумувати результати, окреслити наступні кроки та вказати, коли відбудеться наступна зустріч.

Як працює конференц-дзвінок із мобільним телефоном?

В принципі, конференц-дзвінки з мобільного телефону або iPhone не працюють інакше, ніж інші. Перш за все, ви повинні переконатися, що ваш стільниковий телефон має достатньо часу автономної роботи - довші дзвінки на смартфоні часто є просто відвертими енергетиками. Ви також повинні заздалегідь переконатись, що ваш контракт на мобільний телефон включає фіксовану ставку для стаціонарної мережі. Це єдиний спосіб зробити конференц-дзвінок справді безкоштовним для вас.

Під час конференц-дзвінка з мобільного телефону Особливо рекомендуються такі програми, як служба обміну повідомленнями Whatsapp. І користувачі iPhone, і власники смартфонів Android можуть так само легко обійтися без додаткових додатків, оскільки їх мобільний телефон, як правило, вже включає цю функцію. Принцип ідентичний: Спочатку вам потрібно зателефонувати комусь, хто повинен прийняти ваш дзвінок, щоб мати змогу додати інших учасників за допомогою телефонного символу зі знаком плюс. Зверніть увагу: усі учасники повинні бути збережені у своїх мобільних телефонах. Крім того, конференц-дзвінок відключається в той момент, коли ви кидаєте слухавку.